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Kopien sind der eigentliche Fehler
Das Problem ist selten die einzelne Tabelle, sondern die Vervielfachung. Sobald eine Information kopiert wird, beginnt sie zu driften: Ein Eintrag wird hier korrigiert, dort nicht, und aus einer Wahrheit werden mehrere Versionen davon.
Mehr Sorgfalt beim Kopieren löst das Grundproblem nicht. Für Kunde, Auftrag oder Produkt sollte jeweils feststehen, welches Programm den verbindlichen Stand enthält. Andere Ansichten beziehen ihre Daten von dort.
Führend heißt nicht: alle im selben Tool
Eine führende Quelle zu haben bedeutet nicht, dass alle im selben Programm arbeiten müssen. Die Buchhaltung darf ihr Werkzeug behalten, der Vertrieb seines. Entscheidend ist, dass festgelegt ist, welches System für welches Feld die Wahrheit hält — und dass die anderen sich von dort bedienen.
Der Vertrieb kann weiter im CRM und die Buchhaltung in ihrer Fachsoftware arbeiten. Die Integration überträgt nur die festgelegten Felder und respektiert, welches System sie ändern darf.
Ordnung, die sich selbst hält
Eine Quelle der Wahrheit ist nur so gut, wie sie gepflegt bleibt. Deshalb gehört dazu, dass Änderungen an einer Stelle verlässlich bei den anderen ankommen — nicht per Erinnerung, sondern automatisch, mit Prüfung und im Fehlerfall mit einem Hinweis.
Damit werden Auswertungen nachvollziehbarer: Es ist bekannt, aus welcher Quelle eine Zahl stammt und wann die letzte Übertragung erfolgreich war.
Kernaussage
Legen Sie für wichtige Daten fest, welches Programm sie führen darf. Verbinden Sie die übrigen Systeme damit und überwachen Sie, ob Änderungen vollständig ankommen.