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Was dort steht
Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Das ist der ganze Kern von Artikel 4.
Zwei Wörter darin werden regelmäßig überlesen. „Betreiber“ ist jeder, der ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet — nicht nur, wer eines entwickelt. Und „andere Personen, die in ihrem Auftrag“ tätig sind, schließt Freie, Aushilfen und beauftragte Dienstleister ein. Wer ein Sprachmodell im Betrieb einsetzt, ist damit adressiert, ganz gleich wie klein der Betrieb ist.
Was „ausreichend“ heißt — und wer das entscheidet
Die Verordnung nennt drei Maßstäbe: die technischen Kenntnisse, die Erfahrung, die Ausbildung und Schulung der Personen; den Kontext, in dem die Systeme eingesetzt werden; und die Personen oder Gruppen, bei denen sie eingesetzt werden. Aus diesen drei ergibt sich das Maß — nicht aus einer Stundenzahl.
Praktisch heißt das: Ein Handwerksbetrieb, der KI für Angebotstexte nutzt, schuldet weniger als eine Kanzlei, die damit Mandatsunterlagen auswertet, und beide schulden weniger als ein Betrieb, der Bewerbungen vorsortieren lässt. Je näher ein Einsatz an Entscheidungen über Menschen rückt, desto mehr Kompetenz muss vorhanden sein.
Entschieden wird das im Betrieb, nicht von einer Behörde. Genau deshalb ist es sinnvoll, die eigene Einschätzung aufzuschreiben: Wer später erklären muss, warum das Maß angemessen war, hat es dann schwarz auf weiß.
Was die Verordnung nicht verlangt
Artikel 4 schreibt keinen Lehrplan vor, keine Mindeststundenzahl, keine Prüfung, keine akkreditierte Stelle und kein bestimmtes Zertifikat. Es gibt auch keinen eigenen Bußgeldtatbestand für Verstöße gegen Artikel 4 — der Sanktionskatalog der Verordnung zählt andere Vorschriften auf.
Wer Ihnen also ein „gesetzlich vorgeschriebenes AI-Act-Zertifikat“ verkauft, verkauft eine Erfindung. Das heißt nicht, dass ein Nachweis unnütz wäre — im Gegenteil. Nur ist er kein Selbstzweck, sondern das einzige Mittel, um zu zeigen, dass die verlangte Maßnahme tatsächlich stattgefunden hat.
Die Relevanz entsteht mittelbar, und dort ist sie handfest: als Sorgfaltsmaßstab, wenn eine KI-Ausgabe Schaden anrichtet; als Nachweis gegenüber Aufsicht, Auftraggebern und Versicherern; und als Voraussetzung dafür, dass die menschliche Aufsicht über ein KI-System überhaupt funktionieren kann. Wer nicht weiß, wie ein System irrt, kann es nicht beaufsichtigen.
Vier Schritte, die für die meisten Betriebe reichen
Erstens ein KI-Register: eine Tabelle mit einer Zeile je eingesetztem Werkzeug — Name, Zweck in einem Satz, Rolle (Anbieter oder Betreiber), Risikoeinschätzung, verantwortliche Person, welche Datenarten hineinfließen. Ohne diese Liste lässt sich keine der übrigen Fragen beantworten.
Zweitens eine Betriebsanweisung auf einer Seite: welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten hinein dürfen und welche nie, dass Ergebnisse vor der Verwendung geprüft werden, wer Ansprechpartner ist und was bei einem Vorfall zu tun ist. Diese eine Seite ist nebenbei die „angemessene Geheimhaltungsmaßnahme“, die das Geschäftsgeheimnisgesetz verlangt.
Drittens die Schulung selbst — verständlich, am eigenen Arbeitsalltag entlang, mit den Begriffen, die man braucht, um Fälle selbst einzuordnen. Viertens der Nachweis: wer wann worin geschult wurde, wie lange und mit welchem Ergebnis, abgelegt zusammen mit dem Register.
Der häufigste Fehler ist keine Rechtsfrage
In den meisten Betrieben wird längst mit KI gearbeitet, nur weiß niemand genau, wo. Jemand lässt Angebote formulieren, jemand anderes fasst Protokolle zusammen, ein dritter kopiert eine Kundenmail in ein kostenloses Werkzeug, um schnell zu antworten. Diese Schattennutzung ist der eigentliche Ausgangspunkt: Solange sie unsichtbar ist, ist jede Kompetenzfrage theoretisch.
Der erste Schritt ist deshalb kein Formular, sondern eine Frage in die Runde: Wer nutzt was, wofür? Die Antworten füllen das Register, zeigen die tatsächlichen Risiken und legen fest, wo Schulung wirklich gebraucht wird. Alles Weitere ergibt sich daraus.
Kernaussage
Verlangt ist eine Maßnahme, kein Papier — nachweisen können muss man sie trotzdem. Beginnen Sie mit der Frage, wer im Haus welche KI-Werkzeuge wofür nutzt, halten Sie es in einer Tabelle fest und schulen Sie entlang der tatsächlichen Nutzung.