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Drei Fragen vor jeder Automatisierung
Bevor Sie einen Ablauf automatisieren, beantworten Sie drei Fragen: Wie oft passiert er? Wie klar sind die Regeln? Und was kostet ein Fehler? Ein Prozess, der täglich läuft, klaren Regeln folgt und bei Fehlern teuer wird, ist der ideale Kandidat.
Kommt ein Ablauf nur selten vor, verlangt viel Urteilsvermögen oder sieht jedes Mal anders aus, ist Handarbeit oft vernünftiger. Manchmal reicht es auch, Formulare, Zuständigkeiten oder Vorlagen zu verbessern.
Die Amortisation ehrlich rechnen
Zur Rechnung gehören Entwicklung, Betrieb und spätere Änderungen. Stellen Sie diesen Kosten die Bearbeitungszeit pro Vorgang und die Zahl der Vorgänge gegenüber. Erst daraus ergibt sich, wann sich die Investition voraussichtlich trägt.
Zeit ist dabei nicht der einzige Faktor. Manuelle Übertragungen verursachen Tippfehler und Rückfragen. Wenn diese Fehler heute messbaren Aufwand erzeugen, gehört auch das in die Rechnung.
Klein anfangen, sichtbar machen
Beginnen Sie an einer klar umrissenen Stelle, etwa bei der Angebotserstellung, dem Onboarding oder einer wiederkehrenden Benachrichtigung. So lässt sich früh prüfen, ob die Annahmen aus der Planung im Alltag stimmen.
Jeder Lauf sollte nachvollziehbar sein: Was wurde verarbeitet, wo ist ein Fehler aufgetreten und wer muss reagieren? Ohne diese Informationen wird eine kleine Störung schnell zu langer Sucharbeit.
Kernaussage
Beginnen Sie mit einem häufigen, klar geregelten Ablauf. Rechnen Sie Entwicklung und Betrieb gegen den heutigen Aufwand und sorgen Sie dafür, dass Fehler sichtbar werden.