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Acht Spalten reichen
Werkzeug und Anbieter. Verwendungszweck in einem Satz, konkret statt allgemein — „Entwürfe für Angebotstexte“ statt „Textunterstützung“. Unsere Rolle: Betreiber oder Anbieter. Risikoeinschätzung mit einer kurzen Begründung. Verantwortliche Person im Haus, namentlich. Welche Datenarten hineinfließen. Ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Datum der letzten Prüfung.
Mehr Spalten machen das Register nicht besser, sondern unwahrscheinlicher. Eine Tabelle mit acht gepflegten Feldern ist mehr wert als ein Formular mit vierzig leeren.
Wofür die Liste tatsächlich gebraucht wird
Erstens als Nachweis: Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt Maßnahmen für ausreichende KI-Kompetenz, und die Rechenschaftspflicht der Datenschutz-Grundverordnung verlangt, rechtmäßiges Handeln belegen zu können. Beides läuft über dieselbe Liste.
Zweitens als Arbeitsgrundlage: Ohne Register lässt sich nicht sagen, welche Schulung wer braucht, wo ein Auftragsverarbeitungsvertrag fehlt oder welches Werkzeug bei einem Vorfall betroffen ist. Die Liste ist kein Selbstzweck, sie beantwortet Fragen, die sonst jedes Mal neu recherchiert werden.
Drittens im Ernstfall: Wenn eine falsche Ausgabe verwendet wurde oder Daten in ein Werkzeug gelangt sind, das dafür nicht freigegeben war, beginnt jede Aufarbeitung mit derselben Frage — was war überhaupt im Einsatz?
Wie die Liste entsteht
Nicht durch eine Umfrage mit Formular, sondern durch eine Frage in der Runde: Wer nutzt was, wofür? Die ehrlichen Antworten kommen nur, wenn klar ist, dass es nicht um Schuld geht. Schattennutzung ist der Normalfall, nicht die Ausnahme — sie entsteht, weil Leute ihre Arbeit erledigen wollen.
Beginnen Sie mit dem, was heute läuft, nicht mit dem, was geplant ist. Eine Liste mit fünf echten Zeilen ist ein Anfang; eine leere Vorlage für alle denkbaren Fälle ist keiner.
Und wie sie gepflegt bleibt
Zwei Anlässe genügen: Ein neues Werkzeug wird eingeführt, oder eine Verwendung ändert sich. Beides sind Ereignisse, keine Termine — sie brauchen keinen Kalender, sondern eine zuständige Person, die davon erfährt.
Ergänzend ein Blick pro Jahr: Stimmen die Zwecke noch, sind Verantwortliche gewechselt, gibt es Werkzeuge, die niemand mehr nutzt? Ein Register, das nur wächst, wird irgendwann so ungenau wie gar keines.
Kernaussage
Fangen Sie mit acht Spalten und fünf echten Zeilen an. Das Register ist die Grundlage für Schulung, Verträge und den Ernstfall — und es entsteht aus einer Frage in die Runde, nicht aus einer Vorlage.